Ah, mas aqui as coisas funcionam desse jeito, ninguém chega na hora.
O que fizemos para tornar as reuniões da equipe pontuais.
Janeiro 06, 2016Eu sou chato com horários. Tá, eu sei disso e as pessoas que trabalham e convivem comigo também. Mas realmente eu não consigo entender o motivo que a maior parte das pessoas não consegue cumprir horários. Lembra quando seus pais lhe diziam que "Não é obrigado a combinar, mas é obrigado a cumprir"?
Ah, por favor não me venha com essa história que "estamos no Brasil" e isso é uma "questão cultural". Sem ser piegas mas tem uma frase atribuída a Mahatma Gandhi que diz "Seja a mudança que você quer ver no mundo". Então basicamente nós temos que fazer a nossa parte para que possamos gradativamente fazer mudanças nessa "cultura" se quiser assim chamar. Infelizmente hoje acontece até mesmo de recebermos convites para reuniões onde o consta no rodapé que "haverá uma tolerância de 15 minutos para atrasos". Então não seria melhor você simplesmente marcar a reunião para 15 minutos depois? "Ah, mas as pessoas atrasariam do mesmo jeito" alguns diriam.
"Não chegou ninguém? Achei que estava atrasado"
Vou te dar um exemplo: Você está no meio de um projeto importante e precisa se reunir com os clientes desse projeto para fazer levantamento de requisitos de software. Você após receber diversas sugestões de horário consegue agendar finalmente uma reunião para às 15:00hs da quarta-feira com mais 3 pessoas. Você é pontual e o primeiro convidado chega às 15:10hs às pressas e comenta que "Não chegou ninguém? Achei que estava atrasado" (amigão, você está atrasado). Após cinco minutos chega o segundo participante e antes de mais nada cumprimenta vocês e se desculpa pelo atraso com alguma piadinha.
Tudo bem agora vamos então começar a reunião passando para o primeiro ponto de pauta. Mas aí um deles (ou os dois) acham melhor aguardar o terceiro participante pois não tem como começar a reunião sem ele ou até mesmo pode achar ruim que começamos com ele. Após mais 5 ou 10 minutos o terceiro participante TELEFONA avisando que vai atrasar e podemos iniciar a reunião sem ele.
Que legal, são 15:30hs e você ainda nem começou a falar sobre as necessidade de alteração no software para atender a nova regulamentação contábil.
Tudo bem que isso não é uma regra geral de funcionamento de reuniões porém a frequência que isso acontece, ou pelo menos acontecia comigo, é que nos frustra quando tentamos ser mais produtivos. Em 2010 fui chamado para participar de um projeto grande em uma das empresas que prestei serviço. Eu não era o gerente do projeto mas sim o analista responsável pelas mudanças em vários softwares e os impactos que isso causariam no sistema como um todo. Além disso acabei no final participando da coordenação de uma migração de sistemas que ocorreria de sábado para domingo. Vou comentar um pouco sobre o que aprendi conduzindo reuniões:
- Ao convidar as pessoas para as reuniões além do email de convite eu mandava um email pessoal um ou dois dias depois reforçando que a presença da pessoa era necessária e que se ela não fosse comparecer que por favor nos avisasse ou enviasse um responsável.
- Logo na primeira reunião, que começou atrasada, comentei que iríamos combinar que em todas as reuniões teríamos um horário de início e um horário de término e elas em sua maioria não ultrapassariam 1 hora. A maior parte das reuniões era de 50 minutos. A medida que as reuniões vão ficando mais longas as pessoas diminuem a participação ativa e passam a levar as coisas mais no "piloto automático" (se precisar fazer reuniões mais longas planeje também o intervalo de pelo menos 10 minutos).
- Eu chegava 15 minutos antes, testava o datashow, revia a pauta e as pendências de cada parte e organizava água/café.
- Como tinha outro analista que trabalhava próximo a mim sempre já passava na mesa dele e o levava junto.
- Começávamos pontualmente com 1 ou 5 na sala. E sempre reforçava no início: "Pessoal, entendemos que as pessoas podem eventualmente atrasar mas em respeito aos que chegaram na hora e pelo fato de termos um horário para terminar começaremos na hora." (Anote aí essa frase ;-) )
- Nesse projeto isso funcionou bem pois na primeira reunião a maioria atrasou mas depois nós conseguimos entrar em uma sintonia bem legal no trabalho e as demais reuniões aconteciam de forma mais fluída e sempre começavam e terminavam na hora certa.
É um desvio no padrão de trabalho mas não O padrão
Tudo bem, atrasos podem acontecer por uma série de motivos mas devemos tratá-los como eventualidades. É um desvio no padrão de trabalho mas não O padrão.
E mesmo que um dos participantes seja um cargo mais alto não fique acanhado em iniciar na hora certa. Talvez ele seja até mais ocupado e valorize ainda mais o tempo e ficará satisfeito em ter reuniões mais rápidas e objetivas e que comecem no horário. Se o seu chefe achar ruim que os outros 6 participantes não esperem o atraso de quase 30 minutos dele tem alguma coisa errada aí.
Em suma, se planeje e trabalhe de forma a antecipar contratempos. Sempre que marcar um horário cumpra-o e tente sempre levar as pessoas que trabalhem com você a também acompanhar esse mesmo ritmo. Talvez isso comece apenas no seu setor e não na empresa toda mas se você mantiver uma consistência nesse novo padrão as pessoas irão aprender a seguir e irão se adaptar pois sentirão as reuniões mais produtivas.
Como são as reuniões na sua empresa? Deixa aí nos comentários!
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