Como você organiza suas coisas a fazer?
Como sobreviver no meio de inúmeras ferramentas de Todo Lists
Janeiro 05, 2016O problema é que hoje temos opções e ferramentas demais para controle de tarefas! Se fosse somente um lápis e um papel com certeza seria muito mais fácil de organizar as coisas. Conheci o GTD (Getting Things Done) de David Allen quando o livro foi lançado e ainda não tinha versão traduzida em português. Rapidamente ele foi virando uma espécie de padrão de trabalho para quem gosta de se organizar.
Com uma proposta diferente com a associação de listas de tarefas atreladas a "contextos" ficava legal de você saber o que tinha que fazer e realizar quando por exemplo estivesse @EmCasa ou @NoComputador. Além disso ele tinha listas específicas dee coisas que você talvez faria algum dia agrupadas em Someday/Maybe além das tarefas. O GTD permite também que você trabalhe com tarefas "soltas" ou agrupadas em projetos.
Me lembro que na época escrevi um artigo a respeito em um site antigo Cópia desse artigo aqui. Esse trecho foi tirado de lá:
"Uma das bases de todo o método por ele desenvolvido é a capacidade de se manter a “mente como água”, ou seja, você deve pegar todas suas coisas a fazer, preocupações, idéias, lembretes e colocá-lo em um único lugar, que é chamado por David de “Caixa de Entrada”. E quando falamos tudo é realmente tudo, levar o cachorro ao veterinário, fazer uma ligação de negócios, pagar a padaria ou preparar a ata de sua próxima reunião. E essa caixa de entrada deve ser revisada diariamente e seu conteúdo processado. O uso sistemático desse método e sua constante revisão objetiva tirar todas as preocupações de sua mente, pois segundo David, a verdadeira produtividade é atingida quando estamos estamos com a mente completamente livre de preocupações inconscientes."
Se você quiser ler mais um pouco sobre o GTD dê uma olhada aqui nesse artigo.
Realmente o GTD levantou a discussão e com ele uma enxurrada de aplicativos, técnicas, cadernos e agendas específicas foram aparecendo com o objetivo de facilitar o uso de GTD. Na verdade vejo muita gente estudando o melhor método, a melhor maneira de anotar as pendências e qual aplicativo deve ser instalado no celular para que sincronize com as tarefas do PC. Confesso que eu também comecei a utilizar o sistema e me serviu para entender alguns conceitos básicos como (1)Retirar de sua cabeça as preocupações, (2)Revisar habitualmente sua lista de coisas a fazer e (3) Fazer! Infelizmente não consigo utilizar o GTD puro como pregado por Allen.
Um tempo depois o americano Leo Babauta do Zenhabits fez uma releitura muito mais interessante, em minha opinião, do Getting Things Done (GTD) lançando o Zen to Done (ZTD) que minimaliza e simplifica a aplicação do método. O livro estava disponível em PDF gratuito na internet (não sei se ainda é assim) e o brasileiro Lucas Teixeira fez uma tradução bacana do livro para português. São somente 26 páginas em PDF que vale a pena você dar uma lida depois. Está disponível no blog dele.
Eu faço assim:
Bom, coloquei isso apenas para te levar a pensar e entender as abordagens atuais. Agora vou comentar como eu faço para organizar minhas coisas a fazer:
1) Abro o editor de textos
2) Coloco em tópicos a lista das coisas que tenho que fazer na semana
3) Coloco no início em letras maiúsculas as 3 principais ações a serem feitas. E começo resolvendo estas.
4) Essa lista fica aberta o tempo todo no computador e a medida que vou resolvendo as pendências vou marcando e reorganizando a lista.
5) A regra que tenho é ao final do dia já tenho pronta a lista de coisas do dia seguinte.
O legal disso tudo é você se concentrar em tirar da sua cabeça as pendências e anotá-las em um lugar que seja de prático e fácil acesso. E caso tenha coisas simples de serem resolvidas (a regra dos 2 minutos que o GTD ensinou) faça-as na hora ao invés de anotar como pendência.
Ao invés de salvar um arquivo texto no Dropbox eu já utilizei um tempo um arquivo simples no Google Drive além de usar também as tarefas do Google, aquelas que ficam dentro do seu Gmail. Encontrei recentemente relendo o livro do Leo Babauta a ferramenta Simple Gtd que é muito bacana pois funciona no navegador, possui um visual muito simples e limpo. É rápido e não tem nada que te distraia. Vai lá e simplesmente entrega o que prometeu ;-) Estou testando essa ferramenta agora,
De qualquer forma algo que aprendi é FOCAR EM REALIZAR as tarefas e não ficar inventando a forma mais prática, mais ágil ou aplicativo mais bonitinho paara controlar minhas coisas a fazer. Ok em você testar e conhecer mas lembre-se que seu objetivo é SER PRODUTIVO. Então combata a procrastinação e vá lá e faça. (A propósito se descobrir como combater a procrastinação tenho interesse em comprar o método ;-) )
Cover image credit: http://unsplash.com/@carlheyerdahl